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Gestion, finance, administration

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commentaire (0)    |   lu 3437607 fois    |   publié le 05/03/2012

Administration, gestion, organisation · La fonction administration, gestion, organisation assure la gestion administrative de l’entreprise au quotidien

Les cadres de la fonction administration, gestion, organisation, du secrétariat de direction et les directeurs et responsables d’établissement assurent la définition, le fonctionnement et l’optimisation des processus de gestion de l’entreprise.

Au cœur des services support de l’entreprise, la fonction administration, gestion, organisation prend en charge le quotidien des activités administratives.

Parmi les domaines d’intervention, on peut citer :

L’administration de l’entreprise

Au plus près du terrain administratif, parmi les cadres de la fonction administration, gestion, organisation, on retrouve le responsable des services généraux. Ce poste est généralement rattaché à la direction générale, au secrétariat général ou à la direction administrative. Le responsable des services généraux est chargé au quotidien :

  • d’assurer l’intendance de l’entreprise, par exemple la logistique, l’entretien des bâtiments, la distribution du courrier, la réservation des salles de réunion, etc.
  • de veiller à l’application des politiques de sécurité et à l’amélioration des conditions de travail en lien avec les instances représentatives du personnel.

Les cadres en charge des services généraux sont présents dans les grandes et moyennes entreprises. Dans les petites entreprises, ces missions sont gérées par le dirigeant de l’entreprise ou l’un de ses collaborateurs (assistant de direction, adjoint de direction, directeur administratif et financier…).

L’organisation et l’optimisation des processus administratifs

Les missions de l’organisateur consistent à :

  • effectuer un audit d’organisation (recueillir l’expression des besoins, identifier les dysfonctionnements, ...),
  • définir et planifier les processus administratifs en relation avec le système d’information de l’entreprise.

Les principaux employeurs sont les sociétés d’audit, de conseil ainsi que les SSII. Certains organisateurs sont intégrés en tant que salariés au sein de l’entreprise et rattachés soit à une direction administrative, soit à une direction des systèmes d’information. Seules les grandes entreprises (en particulier de services) ont vocation à créer un poste d’organisateur.

La fonction secrétariat de direction intervient en support de l’activité d’un ou plusieurs cadres de direction ; elle prend en charge l’organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers.

La fonction secrétariat de direction joue un rôle d’appui et d’assistanat auprès d’un ou plusieurs cadres de direction : le président directeur général, le directeur général ou les autres membres du comité de direction (directeur commercial, directeur marketing, directeur des ressources humaines, directeur administratif et financier, etc. ). Par extension, les cadres de la fonction secrétariat de direction peuvent être sollicités par un département ou un ensemble de services.

L’assistant ou le secrétaire de direction peuvent occuper cette fonction dans tous types d’entreprises. C’est toutefois au sein des grandes entreprises que le statut cadre y est le plus souvent accordé. La mission principale de l’assistant de direction consiste à faciliter le travail de ses supérieurs ainsi que celui des collaborateurs de son service ou de son département, sur les aspects opérationnels et quotidiens.

La fonction couvre deux types d’activités qui sont de plus en plus imbriquées :

La gestion de dossiers ou projets touchant à l’organisation et à la communication interne et externe de l’entreprise.

Il s’agit notamment des missions suivantes :

  • gérer certains dossiers spécifiques (commerciaux, juridiques, relations entre les services centraux et les entités métiers, etc.), intervenir sur des aspects organisationnels (réunions, déplacements, …), et effectuer un suivi dans le cadre d’un reporting à son/ses supérieurs, aux autres collaborateurs…
  • assurer la communication et l’interface entre le cadre dirigeant et son réseau d’interlocuteurs (autres directions ou services, clients externes, médias, etc.).

La prise en charge du secrétariat au quotidien :

  • traiter le courrier, gérer le ou les agenda(s) et qualifier les appels (filtrage, etc.),
  • archiver et classer les documents, les dossiers…
  • rédiger les notes, les rapports, compte-rendus de réunions…

Les directeurs et responsables d’établissement sont chargés de l’élaboration de la stratégie d’un établissement et de sa gestion au quotidien.

La fonction direction d’établissement regroupe les cadres qui assurent le fonctionnement et le développement de l’établissement placé sous leur responsabilité. Les structures privées ou parapubliques qui recrutent des directeurs d’établissement sont les associations gestionnaires, les maisons de retraite, les hôpitaux, les cliniques, les associations de soins et services à domicile ou des organismes de protection sociale (mutuelles de santé).

Les directeurs d’établissement sont rattachés au conseil d’administration d’un établissement ou à la direction générale d’un groupe. Dans les collectivités territoriales, ces cadres sont sous l’autorité du président du conseil général. Dans le secteur associatif ou dans les grands groupes (ex : cliniques privées), ils peuvent dépendre du directeur d’exploitation.

Ces cadres ont pour missions principales de :

  • définir et mettre en œuvre le projet d’établissement en lien avec le conseil d’administration ou la direction générale,
  • manager l’établissement dans son ensemble : gestion des ressources humaines, gestion administrative et financière, organisation et logistique,
  • assurer l’interface avec les institutions internes (commission médicale d’établissement, comité d’entreprise et d’établissement, CHSCT... ) et externes (direction départementale des affaires sanitaires et sociales, administration centrale, etc. ),
  • gérer les relations extérieures (développement commercial, animation d’un réseau de partenaires, relations avec les familles, etc. ).

Les principaux postes sont le directeur d’hôpital ou de clinique, le directeur de maison de retraite, le directeur général d’association sociale ou médico-sociale, le directeur d’établissement d’adultes/d’enfants handicapés, le directeur d’établissement adultes/enfants en difficulté, le directeur d’établissement d’aide à domicile et le directeur de crèche.

Article rédigé par May CHA


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  • La fonction administration, gestion, organisation assure la gestion administrative de l’entreprise au quotidien

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